.png)
Personel özlük dosyası, çalışanla kurulan iş ilişkisinin önemli bilgi ve belgelerinin düzenli şekilde saklanmasını sağlayan işveren kaydıdır. Tüm çalışanlar için tek ve değişmez bir evrak listesi bulunmaz; işin niteliği ve özel yasal koşullar ek belgeler gerektirebilir.
Dosyada hangi belge grupları bulunabilir?
İş sözleşmesi, işe giriş belgeleri, ücret ve bordro kayıtları, izin kayıtları ve görevle bağlantılı diğer belgeler dosyada yer alabilir. Sağlık, iş sağlığı ve güvenliği veya özel meslek koşulları nedeniyle ek belgeler de gerekebilir.
Zorunlu olan ile faydalı olanı ayırmak
Her belgeyi sırf dosyada bulunsun diye toplamak doğru değildir. Belgenin yasal gerekliliği, iş ilişkisiyle bağlantısı ve saklama süresi ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Kişisel veri açısından dikkat
Özlük dosyaları çalışanların kişisel verilerini içerebilir. Bu nedenle erişim yetkileri sınırlandırılmalı, gereksiz veri toplanmamalı ve saklama süreçleri ilgili mevzuata uygun şekilde yönetilmelidir.
Dijital özlük dosyası
Belgelerin dijital ortamda yönetilmesi mümkündür; ancak kullanılan sistemin güvenliği, erişim kayıtları, belge bütünlüğü ve yasal saklama yükümlülükleri dikkate alınmalıdır. Dijital arşivleme, kağıt dosyayı yalnızca bilgisayara taramak anlamına gelmez.
ENZE NOTU
Dosyada bulunacak belgeler çalışanın ve işyerinin durumuna göre değişir. Özellikle kişisel veri içeren belgeler için gereklilik ve saklama amacı ayrıca değerlendirilmelidir.
Son güncelleme: 17 Eylül 2026
Resmî kaynak kontrolü
Güncel uygulama, süre ve yükümlülükler için SGK ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı kaynakları esas alınmalıdır.